Sage 50 y ecommerce: cómo sincronizar datos sin duplicar el trabajo
Si ya trabajas con Sage 50, buena parte de lo que necesitas para vender online ya forma parte de tu día a día.
Tienes tus artículos, tus Clientes, tus tarifas y una forma de gestionar los Pedidos que tu equipo conoce. Cuando conectas Sage 50 y ecommerce, quieres aprovechar ese trabajo para que tus clientes puedan consultar productos y comprar también por internet.
Entonces llegan los primeros pedidos. Hay que comprobar el pago, localizar al cliente en Sage 50, revisar las referencias y preparar el documento de venta. Después, volver a la tienda para actualizar el estado.
También cambian los productos. Das de alta una referencia y tienes que publicarla en la web. Modificas una tarifa y debes actualizar los Precios. Vendes por teléfono y necesitas que la tienda refleje lo que queda disponible.
Quizá ya te resulta familiar.
El ecommerce abre una nueva forma de vender, pero entre una aplicación y otra empiezan a aparecer tareas que alguien tiene que repetir.
¿Cómo puedes mantener coordinados Sage 50 y tu tienda sin convertir cada venta o cambio de producto en más trabajo administrativo?
La integración permite aprovechar la información que ya tienes y automatizar su recorrido entre ambos sistemas. Vamos a ver cómo se traduce eso en las operaciones cotidianas: preparar el Catálogo, mantener precios y disponibilidad, recibir pedidos y conservar el control sobre lo que ocurre.
1. Sage 50 y ecommerce pueden duplicar el trabajo
Imagina una empresa que distribuye herramientas y suministros profesionales.
Hasta ahora recibe pedidos por teléfono, por correo y a través de su equipo comercial. Los artículos y las condiciones de los clientes se gestionan en Sage 50. Cuando entra un pedido, administración utiliza esa información para continuar con la venta.
La empresa abre una tienda online.
Para ponerla en marcha, prepara un archivo de productos, añade fotografías, organiza las categorías y revisa los precios. El ecommerce empieza a funcionar con una primera copia de la información.
¿Qué ocurre el lunes siguiente?
Se incorpora una referencia. Cambia una tarifa. Un cliente actualiza su dirección. Entra mercancía en el almacén y salen unidades para un pedido recibido por teléfono.
Cada cambio puede crear una tarea al otro lado.
Actualizar el artículo en la tienda. Corregir el precio. Comprobar las existencias. Introducir el pedido online en Sage 50.
Y alguien tiene que acordarse de hacerlo.
Al principio puede parecer asumible. Con pocos productos y pedidos, el equipo encuentra la forma. Pero el trabajo se acumula alrededor de operaciones que ya se habían realizado correctamente en otro sistema.
Una integración permite definir qué debe ocurrir cuando cambia esa información. El alta de un artículo, la actualización de su disponibilidad o la recepción de un pedido pueden convertirse en tareas coordinadas.
La pregunta inicial es bastante concreta:
¿Qué estamos haciendo dos veces porque las aplicaciones todavía no trabajan juntas?
2. Los artículos ya existen en Sage 50
Para vender un producto online necesitamos identificarlo, describirlo y ofrecerlo en unas condiciones determinadas.
Parte de esa información ya está en Sage 50.
Referencia. Descripción. Familia. Precio. Datos de almacén.
El ecommerce puede necesitar además fotografías, una descripción comercial, categorías pensadas para el comprador o información que ayude a elegir entre varias opciones.
Pensemos en una caja de brocas.
En Sage 50, la referencia permite comprarla, controlar sus existencias y utilizarla en los documentos de venta. En la tienda, el cliente quiere saber para qué materiales sirve, qué medidas incluye y si es adecuada para el trabajo que va a realizar.
Ambas aplicaciones están trabajando con el mismo producto. Cada una necesita una representación útil para su función.
La integración puede aprovechar la información existente y conservar el contenido que se ha preparado para vender online. Para ello necesitamos decidir qué campos se actualizan desde Sage 50 y cuáles se mantienen en el ecommerce.
Por ejemplo:
| Información | Dónde se mantiene en este ejemplo |
|---|---|
| Referencia y estado del artículo | Sage 50 |
| Tarifa utilizada para la venta online | Sage 50 |
| Disponibilidad del canal | Calculada a partir de la información de almacén |
| Descripción comercial ampliada | Ecommerce |
| Categorías de navegación | Ecommerce |
| Fotografías | Ecommerce o fuente de imágenes utilizada por la empresa |
Esta distribución evita que una actualización de artículos sobrescriba la descripción que alguien acaba de mejorar en la web.
También permite responder a otra pregunta importante:
¿Qué artículos deben publicarse?
Una empresa puede tener miles de referencias y vender online solo una parte. Puede utilizar una familia, un estado o una condición de publicación. Algunas referencias necesitan completar su información antes de aparecer en la tienda.
En Distillsync puedes configurar las tareas y decisiones que determinan qué información participa en la sincronización. La selección del catálogo forma parte de esa configuración.
Una vez definido el criterio, el equipo puede seguir gestionando sus artículos sin preparar un archivo nuevo cada vez que cambia una referencia.
Conoce el módulo de Catálogo de Distillsync.
3. Una tarifa actualizada debería llegar al cliente que corresponde
Mantener precios en dos aplicaciones crea una duda recurrente:
¿Cuál de los dos estamos mirando?
Puede que Sage 50 tenga la tarifa actual y que la tienda conserve el precio de la última importación. O que el equipo de ecommerce haya preparado una promoción mientras administración actualiza la tarifa general.
Si además la empresa vende a profesionales, el precio puede depender de quién compra.
Un instalador tiene unas condiciones. Un distribuidor, otras. El consumidor que llega por primera vez a la tienda puede ver una oferta diferente.
La integración necesita conocer qué tarifa o regla corresponde a cada situación.
Supongamos que nuestra empresa utiliza una tarifa general y otra para clientes profesionales. El ecommerce debe identificar al comprador y utilizar las condiciones previstas para su cuenta. También necesitamos establecer qué ocurre con las promociones que el equipo comercial publica en la tienda.
Son decisiones que la empresa ya toma al vender.
Al incorporarlas a la integración, dejan de depender de que alguien revise cada precio antes de confirmar un pedido.
Esto es especialmente útil cuando una empresa empieza a trasladar al canal online relaciones que ya existen. Un cliente que lleva años comprando por teléfono espera reconocer sus condiciones cuando accede a la web.
Y la persona que mantiene las tarifas necesita saber que un cambio llegará al lugar adecuado.
Para preparar la sincronización conviene dejar claras tres cosas:
- Qué tarifa o cálculo proporciona el precio de cada canal o cliente.
- Dónde se mantienen las promociones y condiciones adicionales.
- Qué información necesita el ecommerce para presentar ese resultado.
Las posibilidades concretas dependen también de cómo la tienda gestione sus clientes y precios. Esa correspondencia forma parte de conectar ambos modelos comerciales.
Descubre cómo se relacionan tarifas y condiciones en el módulo de Precios.
4. El stock cambia aunque nadie esté mirando la tienda
La empresa vende diez cajas por teléfono.
El pedido se gestiona en Sage 50. El almacén continúa con su trabajo. Mientras tanto, un cliente está consultando esas mismas cajas en el ecommerce.
¿Qué cantidad debería poder comprar?
La respuesta depende de la disponibilidad que la empresa haya decidido ofrecer en ese canal.
Imaginemos que el almacén que atiende la tienda tiene 80 unidades. Hay 12 comprometidas y la empresa quiere conservar otras ocho como margen de seguridad para esa venta online.
En este ejemplo, la cantidad publicable sería:
80 − 12 − 8 = 60 unidades.
Esa es la regla elegida para este caso. Otra empresa puede trabajar con otros almacenes, reservas o condiciones de venta.
Lo importante es que la cantidad de la tienda responda a una decisión conocida y pueda actualizarse cuando cambian sus componentes.
Cuando ese cálculo se hace manualmente, alguien tiene que consultar las existencias, recordar las reservas, comprobar qué almacenes participan y modificar la web. Si entra otra venta entre medias, vuelve a aparecer trabajo.
Con la sincronización, la regla se aplica de forma repetida utilizando la información disponible en los sistemas.
También hay que decidir con qué frecuencia necesita actualizarse. Una referencia con pocas unidades y mucha rotación puede requerir un tratamiento diferente al de un producto que se vende ocasionalmente.
Distillsync permite configurar las fuentes y las transformaciones de las tareas. Esa configuración proporciona el lugar donde expresar cómo se obtiene la disponibilidad que debe recibir el canal.
El equipo mantiene el control sobre la decisión. La tarea se ocupa de repetirla.
Consulta el módulo de Stock de Distillsync.
5. Cada pedido online debe poder continuar en Sage 50
Hasta ahora hemos hablado de información que la tienda necesita para vender.
Cuando el cliente confirma una compra, comienza el recorrido de vuelta.
El ecommerce tiene un pedido. Sage 50 necesita la información que permitirá tramitarlo dentro del proceso de la empresa.
En una operación manual, alguien abre la compra, busca al cliente, comprueba las referencias y vuelve a introducir cantidades, direcciones, importes y condiciones.
Puede conocer bien el procedimiento. Aun así, tiene que repetirlo con cada pedido.
La integración permite preparar ese recorrido para que la información llegue relacionada con las entidades correspondientes.
El cliente que compra puede existir ya
Una empresa que lleva años trabajando con distribuidores puede tener la ficha comercial del comprador antes de que este se registre en la tienda.
Cuando llega su primer pedido online, necesitamos reconocer esa relación.
Crear otra ficha automáticamente por el hecho de que la compra procede del ecommerce podría separar su actividad entre dos registros. Por eso conviene definir cómo se identifica al cliente y qué debe ocurrir cuando todavía no existe una correspondencia.
La dirección de entrega también merece atención. El cliente puede conservar su dirección fiscal y pedir que la mercancía se envíe a una obra, una delegación o uno de sus almacenes.
Las referencias deben conservar su identidad
El comprador ve una ficha comercial. El documento de venta necesita identificar los artículos correspondientes.
Si una ficha tiene varias opciones, cada combinación comprada debe poder relacionarse con la referencia adecuada. La cantidad y el precio pertenecen a esa unidad concreta.
Es el mismo tipo de decisión que el equipo resuelve cuando introduce el pedido a mano. La integración necesita dejarla representada para poder repetirla.
El momento de entrada forma parte del proceso
Una compra pendiente de pago puede seguir un circuito diferente al de una compra confirmada.
La empresa debe establecer qué estado permite continuar y qué documento de venta corresponde a su operativa. También debe conservar una referencia que permita reconocer la compra original.
Esto facilita comprobar qué ha llegado a Sage 50 y relacionarlo con lo que el cliente ve en la tienda.
Si una operación necesita revisión, saber qué pedido es y en qué punto se encuentra evita empezar la investigación desde cero.
Consulta las funciones del módulo de Pedidos.
6. Cada dato necesita un lugar donde mantenerse
Después de conectar las aplicaciones puede aparecer otra tentación: permitir que cualquier información cambie desde cualquiera de las dos.
Pero pensemos en el trabajo diario.
Administración modifica una tarifa en Sage 50. Al mismo tiempo, alguien cambia el precio en la tienda. Una actualización posterior encuentra dos valores distintos.
¿Qué debería hacer?
La respuesta debe formar parte de la configuración.
Podemos decidir que la tarifa se mantiene en Sage 50, que una descripción comercial pertenece al ecommerce y que la dirección de un pedido representa el destino elegido para esa compra.
Una misma integración puede tener información viajando en varias direcciones, con responsabilidades diferentes para cada dato.
Esto permite conservar el trabajo útil que ya hace cada equipo.
Quien mantiene referencias y tarifas sigue trabajando donde conoce el proceso. Quien prepara contenido comercial puede seguir mejorando las fichas del ecommerce. La persona que recibe un pedido dispone de la información necesaria para continuar.
Para una agencia o un consultor que acompaña a varias empresas, reconocer estas responsabilidades también ayuda a explicar la configuración. Dos clientes pueden utilizar Sage 50 y la misma plataforma de ecommerce, pero mantener el catálogo o calcular la disponibilidad de formas distintas.
La conexión técnica puede compartir una base. Las decisiones deben representar cómo trabaja cada empresa.
7. Puedes automatizar el trabajo y seguir entendiendo qué ocurre
Cuando una tarea deja de hacerse a mano, necesitamos otra forma de comprobar su resultado.
Si un artículo aparece en la tienda, queremos reconocer qué referencia lo originó. Si cambia el Stock, necesitamos entender qué regla se aplicó. Si un pedido requiere atención, debemos poder localizarlo.
Ese control forma parte de la automatización.
Antes de activar un flujo conviene revisar un ejemplo que represente la operativa: un artículo que deba publicarse, una cantidad disponible y un pedido con sus condiciones.
Comprobarlo permite responder preguntas concretas.
¿Se conserva la descripción comercial? ¿La referencia es la correcta? ¿El precio corresponde a ese cliente? ¿El pedido mantiene su dirección de entrega?
El asistente de Distillsync ayuda a preparar la configuración a partir de los sistemas y sus datos. Puedes revisar las tareas, ajustar decisiones, simular resultados y activar la sincronización.
Así, el punto de partida incluye funcionalidad preparada sobre la que trabajar. Las particularidades de la empresa se expresan donde hacen falta.
Después, el seguimiento permite comprobar las ejecuciones y localizar aquello que requiere atención.
El conocimiento que antes utilizaba una persona para repetir una operación queda reflejado en una configuración que puede revisarse y evolucionar.
Tu ecommerce y Sage 50 pueden formar parte del mismo proceso comercial
Volvamos a nuestra empresa de herramientas.
El equipo da de alta una referencia. Se prepara su información comercial y queda disponible para el canal elegido. Un cliente entra en la tienda, encuentra el producto, ve sus condiciones y realiza una compra.
El pedido continúa en Sage 50 con la información necesaria para tramitarlo. Los cambios de disponibilidad vuelven al canal según las reglas definidas.
Las aplicaciones mantienen sus funciones. El trabajo puede avanzar entre ellas.
En eso consiste conectar Sage 50 y el ecommerce de una forma útil para la empresa: aprovechar la información existente, relacionar los procesos y automatizar las operaciones que se repiten.
Distillsync utiliza un modelo semántico común para trabajar con las entidades de ambos sistemas y preparar tareas configurables. Puedes probarlo con tu caso, revisar lo que necesita tu negocio y empezar a coordinar la información entre Sage 50 y tu tienda.
Tu ecommerce añade una forma de comprar.
La integración permite que esa compra continúe dentro del negocio que ya tienes.
Descubre Distillsync para Sage 50 o crea tu cuenta y empieza a probarlo.