Las ventas y el stock no cuadran: cómo localizar el origen del descuadre
Al cerrar el día, el informe de ventas parece correcto. Los Pedidos están cobrados y el almacén ha preparado las expediciones. Sin embargo, la cantidad que aparece en la tienda no coincide con la del ERP.
Puedes corregirla a mano y continuar. Hasta que al día siguiente vuelve a aparecer una diferencia.
La conciliación de ventas y Stock empieza por reconstruir qué le ha ocurrido a una referencia. Qué había al principio, qué ha entrado, qué ha salido y qué sigue comprometido. Comparar dos totales ayuda a detectar el síntoma; seguir los movimientos permite localizar su origen.
Y antes de restar nada necesitamos aclarar algo: ¿estamos comparando existencias físicas, disponibilidad para vender o unidades de pedidos?
1. Dos cifras diferentes pueden ser correctas
Tienes cuarenta cajas de galletas en el almacén. Ocho están comprometidas para pedidos que todavía no han salido. Otras dos se han apartado porque el embalaje está dañado.
En este ejemplo hipotético, las existencias físicas son cuarenta y la disponibilidad vendible es treinta. La diferencia tiene una explicación.
Si comparas las cuarenta del informe de almacén con las treinta de la tienda, podrías interpretar que faltan diez unidades. En realidad estás mirando dos estados distintos de la misma mercancía.
Shopify distingue estados de inventario para representar, entre otras cosas, cantidades disponibles, comprometidas y no disponibles. El significado de las cifras debe comprobarse en cada sistema antes de conciliarlas.
La primera ficha de trabajo debería recoger referencia, ubicación, unidad de medida, estado y momento de consulta. Si alguno cambia entre informes, puedes generar una diferencia que no corresponde a un error de inventario.
2. Empieza por una referencia y un periodo que puedas reconstruir
Intentar reconciliar todo el Catálogo a la vez suele producir una lista muy larga de discrepancias con poca explicación.
Elige una referencia de la que conozcas los movimientos y fija un intervalo. Puede ser un día, un turno o el recorrido de un pedido. Lo importante es que puedas relacionar los documentos con lo que ocurrió físicamente.
Volvamos a nuestras cajas de galletas, referencia GAL-284. Vendemos cajas completas y todas las cantidades de la tabla utilizan esa misma unidad.
| Movimiento del día | Cambio físico | Saldo físico esperado |
|---|---|---|
| Existencias al comenzar | — | 40 |
| Recepción de proveedor | +12 | 52 |
| Expediciones de pedidos | −9 | 43 |
| Venta en mostrador entregada | −3 | 40 |
| Devolución recibida | +2 | 42 |
Esperamos encontrar cuarenta y dos cajas físicamente. Esto todavía no indica cuántas puede ofrecer la web: quedan por considerar compromisos y mercancía no vendible.
Tampoco debemos restar todos los pedidos del día a este saldo. Las nueve cajas expedidas ya han salido. Si sus pedidos se restan otra vez como compromisos pendientes, estaremos descontando dos veces la misma operación.
3. La reserva y la salida no son dos ventas
Un pedido puede pasar por aceptación, reserva, preparación y expedición. Esos pasos describen el avance de una operación; no tienen por qué representar cuatro disminuciones independientes.
Supongamos que quedan cinco cajas reservadas para pedidos aún no enviados. De las dos devueltas, una debe revisarse y la otra ya puede venderse. Conservamos además las dos cajas dañadas del principio.
Nuestro saldo físico final es cuarenta y dos. Bajo esas condiciones, la disponibilidad sería:
42 físicas − 5 comprometidas − 3 pendientes de revisión o dañadas = 34 vendibles.
Las tres unidades no vendibles son las dos dañadas iniciales y una devolución pendiente de revisar. La otra devolución ya forma parte de la mercancía disponible.
Ese detalle importa. Una devolución recibida no tiene siempre la misma consecuencia que un reembolso, y un pedido expedido no puede seguir figurando indefinidamente como una reserva pendiente.
La guía de stock WooCommerce y ERP explica la relación entre reserva y actualización del canal. En una conciliación estamos buscando precisamente si cada paso conserva el efecto adecuado sin duplicarlo.
4. Localiza la primera diferencia, no solo el saldo final
El ERP muestra treinta y cuatro disponibles. La tienda muestra treinta y seis.
Hay dos unidades de diferencia, pero podrían proceder de una venta omitida, una devolución anticipada o una reserva que no se ha tenido en cuenta. El resultado numérico no identifica por sí mismo la causa.
Ordena los acontecimientos y conserva los identificadores que permitan reconocer cada operación.
| Pregunta | Qué revisar |
|---|---|
| ¿La recepción llegó a registrarse? | Documento, referencia, almacén, cantidad y hora |
| ¿La venta llegó al ERP? | Pedido de origen y documento de destino relacionado |
| ¿La expedición liberó o consumió el compromiso correcto? | Pedido, reserva y salida vinculados |
| ¿La devolución está recibida o solo autorizada? | Estado físico y documento comercial |
| ¿Se publicó una disponibilidad anterior? | Momento del dato leído y momento de actualización del canal |
Puede que una tarea se haya ejecutado sin error y haya utilizado información que todavía no recogía el último movimiento. También puede que un reintento haya creado una segunda operación. Son problemas diferentes y requieren comprobaciones diferentes.
En DistillSync, trabajar la relación entre fuentes, datos y destinos permite plantear la integración desde el significado de esas operaciones. Para revisar un descuadre, esa relación ayuda a formular preguntas concretas: qué dato se leyó, qué representaba y a qué recurso debía llegar. No basta con saber que hubo una conexión correcta.
5. Comprueba la unidad de venta y el ámbito del almacén
Hasta ahora hemos trabajado con cajas completas. ¿Qué ocurre si el proveedor informa unidades sueltas y el ecommerce vende packs de seis?
Una diferencia de seis puede ser una caja, seis unidades o una conversión omitida. Para conciliar necesitas expresar ambos lados en una unidad comparable y conservar la equivalencia utilizada.
El almacén también cambia la lectura. Una transferencia del central a una delegación reduce el saldo de una ubicación y aumenta el de otra. Si miras el total de la empresa, puede no variar. Si publicas solo el central, la disponibilidad del canal sí cambia.
Por eso el primer informe útil no tiene que ser el más extenso. Tiene que dejar claro qué se está comparando. Referencia, ubicación, unidad y estado son parte del dato, no anotaciones secundarias.
6. La corrección debe explicar qué ocurrió
Después de localizar una venta que no llegó al ERP, ajustar la tienda al saldo correcto resuelve la exposición inmediata. Todavía falta incorporar o resolver la operación pendiente y evitar que reaparezca el dato anterior.
Conviene separar la medida de contención de la corrección de la causa. Si solo modificas el total, el siguiente proceso podría volver a dejarlo como estaba.
También importa quién puede decidir cada cosa. El almacén confirma una recepción o una diferencia física; administración revisa documentos; el equipo ecommerce comprueba lo que se ha ofrecido al comprador. Una agencia o el equipo técnico puede seguir las correspondencias entre sistemas. La conciliación necesita que esas explicaciones se encuentren.
Anota el motivo de cada ajuste y vuelve a recorrer el caso. El resultado debería poder explicarse a partir de movimientos, sin depender de que alguien recuerde qué cambió ayer a mano.
Conciliación de ventas y stock: un saldo que puedas explicar
Una conciliación útil deja algo más que dos números iguales. Permite reconocer qué ocurrió, qué está pendiente y por qué la cantidad publicada es la que puedes comprometer.
Empieza con una referencia y amplía después la comprobación a las operaciones que más diferencias generan. Así podrás convertir una corrección repetitiva en una regla de trabajo comprobable.
En el módulo de Stock de DistillSync puedes explorar la conexión entre disponibilidad y canales. La prueba puede comenzar con una referencia conocida y sus movimientos: un ejemplo pequeño suele mostrar dónde se está perdiendo la explicación.